La carte n’est pas le territoire

La carte n’est pas le territoire

Pour une bonne gestion de projet, il est important de pouvoir se représenter les tâches, le temps, les coûts… mais jusqu’où faut-il aller ?

Je me souviens d’un âge d’or de la gestion de projet détaillée où il était de bon ton de prévoir l’imprévisible, où les chefs de projet passaient 4 heures par jour à corriger leur diagramme de GANTT sous Microsoft Project.

Pourquoi critiquer ce genre de méthode me direz-vous ? Ne fonctionnent-t-elles pas ? Bien entendu, elles ont fait leurs preuves et fonctionnent toujours, toutefois elles ont été créés pour une monde révolu. Pour revenir à lui, le diagramme de GANTT a été créé il y plus d’un siècle pour l’ère de l’industrie où tout était figé. Une machine qui coulait 25 pièces d’acier par heure n’en coulait pas 26, et quand on construisait une usine et achetait des machines, c’était pour faire tourner le tout durant 20 ans. Aujourd’hui le travail s’apparente plutôt à contacter des clients, ajouter des lignes de code, répondre à des emails… et vous ne ferez pas ce même travail durant 20 ans, le monde a changé.

Aucun plan ne survit au contact de l’ennemi
Sun Tzu

Avec le passage à l’ère des services, mais aussi au numérique, ce type de planification militaire n’est plus utile. Je ne dis pas qu’il ne fonctionne, mais qu’il consomme trop de temps, il y a donc un mauvais retour sur investissement.

Un simple exemple : quand vous êtes sur la route des vacances, vous arrêtez-vous au bord de la route pour savoir s’il vous reste 121 ou 122.5 km à parcourir ? Non, ce serait ridicule, mieux vaut rouler et savoir qu’il reste 120 à 130 km. Les informations les plus pertinentes seraient de se renseigner sur l’état de la route à suivre, s’il n’y a pas de perturbation, s’il existe une meilleure alternative. Malheureusement, en gestion de projet, beaucoup trop de personnes gaspillent des heures de travail pour mettre à jour une prévision de 121 à 122.5 !

the map is not the territory

Si dessiner la carte prend plus de temps que de construire la maison : vous avez un problème!

Sans mettre le doigt sur une méthode en particulier, voici quelques points qu’il faut éviter :

Corriger le plan passé

La seule chose qui doit être toujours correctement détaillée, c’est la comptabilité. Pour le reste, si vous vous surprenez à faire de la rétro-correction dans votre outil de planning, posez-vous cette question : « Que vais-je faire de cette information ? » Si personne ne sait répondre à cette question dans votre entreprise, probablement que vous nagez dans des informations inutiles.

Etre une esclave de la méthode

Bien trop de personnes suivent une méthode comme s’il s’agissait des 10 commandements.  La seule méthode à suivre est le bon sens. Pour en savoir plus, pensez à lire [#PROductivity5]

Planifier sur plusieurs années

A moins d’être liseur de bonne aventure, pas besoin de planifier votre projet dans le détail sur 5 ans. Non pas qu’il faille fermer les yeux sur l’avenir, mais si vous donnez la même précision à la semaine prochaine qu’à l’année prochaine, c’est soit que vous ne détaillez pas assez votre travail prochain, soit que vous détaillez trop votre travail lointain. Pensez à un tamis à plusieurs étages, dont chaque filtre est de plus en plus petit ; ce qui est loin de vous serait des gros cailloux et proche de vous du sable fin. Affiner au fur et à mesure n’est pas une fainéantise, mais le constat simple que beaucoup d’éléments planifiés à long terme disparaissent avant d’être réalisés ou en subissant un profond changement : ne détaillez pas trop l’imprévisible. 

Penser que tout se déroulera selon le plan

Le scénario n’est pas le film et la carte n’est pas le territoire, n’essayez de vouloir les faire correspondre à tout prix jusqu’à refuser le changement.

Garder l’état réel secret

Certains chefs de projet possèdent une sorte de honte si la réalité ne s’est pas déroulée selon le plan et préfèrent cacher l’état réel de la situation. A ce moment-là, le plan ne devient plus une représentation simplifiée ni une estimation d’une réalité possible, mais un mensonge.

Le nouveau vent qui souffle au loin les anciennes méthodes de projet « en cascade » qui s’attachaient à vouloir détailler et figer dans le béton la moindre minute de travail pour la prochaine année à venir, laisse place aux méthodologies Agiles (Lean, Scrum, Kanban…) qui préfèrent donner une estimation, une tendance.

Souvenez-vous : si vous passez plus de temps à planifier une tâche qu’à la réaliser… vous allez trop loin !

Le bon sens avant la méthode #PROductivity 5

Le bon sens avant la méthode #PROductivity 5

Les méthodes permettent de mettre des processus en place de manière rationnelle. Il est particulièrement pratique pour un débutant de suivre un manuel et de mettre en place tous les éléments comme indiqué, surtout quand on n’a pas encore une vision complète de son outil. Par contre, une fois la méthode maitrisée, il est important de s’approprier les outils et de les faire siens.

“La raison est la seule chose qui nous rend hommes.”

René Descartes, Discours de la méthode

Que l’on parle de Lean, RUP, PMI PMP, Prince… l’avantage d’une méthode, même si on peut le critiquer, est de placer des normes et de permettre à tout le monde de parler le même langage. Toutefois, j’ai rencontré trop d’extrémistes de la méthode qui utilisaient un nombre de ressources non négligeable pour appliquer des processus qui ne leur étaient pas utiles au final, mais ils le faisaient : car cela était inscrit dans un livre.

Le bon sens est l’outil le plus important pour vous, et dans votre carrière. Lorsque vous sentez que la méthode devient une raison et n’est pas au service de l’entreprise, il est probablement temps de l’ajuster. Autrement dit, si la méthode est un frein à la performance, il est temps de l’adapter à vos besoins !

Geneviève

Le chef de projet (qui en plus de la gestion de différents projets) mesure 90 KPI (Key Performance Indicator) ; il y passe des heures et en est fier. Mais quel en est le but ? Le but d’un KPI est de mesurer, de prendre la température d’une partie de votre entreprise et au final de prendre des mesures pour corriger, améliorer son fonctionnement. Peut-on véritablement suivre 90 indicateurs et corriger sur 90 points en même temps ? Je pense que c’est inefficient.

Une autre façon d’aborder une situation où l’administration du processus n’est pas efficiente, est de se souvenir pourquoi on fait cela. À quoi et à qui servent ces indicateurs ? Quelle est leur valeur ? Qui lit ces mesures de performance? Dans mon expérience je suis toujours surprise par le nombre de fois où du travail comme celui-ci, qui a une réelle valeur sur le fond, est inutilisé. De quoi avez-vous vraiment besoin ?

Geneviève

J’ai mené nombre de développements en utilisant la méthodologie SCRUM… Cette dernière possède des caractéristiques très simples et utiles : tel que réaliser des blocs de travail nommé sprint qui sont de 2 à 4 semaines et calculer la vélocité de chaque sprint (la masse de travail fourni). Cela est particulièrement utile si vous avez des comptes à rentrer auprès d’un client qui vous a passé la commande de ce travail (facturation en régie). Toutefois dans d’autres cas, comme la réalisation de notre propre produit en mode SaaS, il y avait certaines caractéristiques qui nous encombreraient, les voici :

  • Premièrement, nous n’avions pas envie de nous limiter à des périodes préalablement fixées à un certain nombre de semaines. Ce qui semblait important pour nous n’était pas d’être fidèle à un calendrier, mais d’ « amener de la valeur dans notre produit ». Partir du postulat « J’ai 2 semaines à dispo : que vais-je mettre dedans ? », nous paraissait erroné, nous lui préférons : « Je veux que mes utilisateurs puissent payer à la réservation ; combien de temps cela va-t-il prendre ? ». Et nous créons une Milestone de durée nécessaire : 1, 2, 3 semaine(s) ; par contre, nous gardons les enseignements qui nous paraissent fondamentaux et utiles pour nous, nous n’allons pas commencer à développer sur plus d’un mois sans faire une release.
  • Deuxièmement, tout l’effort investi pour mesurer les tâches, en vaudrait-il forcément la peine ? Non, pas pour nous. Je ne dis pas que c’est pas utile dans l’absolu, mais ce n’était pas utile dans ce cas précis.

Le point de vue de la mesure de l’effort passé est très intéressant. Je me fais souvent demander : quels devraient être les bons ratios entre l’analyse, le développement et les tests dans les projets. Et ce, peu importe la méthode de gestion de projet. Mon avis est que l’étude de l’expérience passée ne peut s’avérer utile que si, et seulement si, c’est un projet identique, avec le même client et les mêmes équipes dans le même contexte. Dès qu’un paramètre change, l’expérience du passé ne peut être précise. Lorsque j’étais chef de projets, j’ai passé beaucoup de temps dans des fichiers Excel à tout calculer, analyser et tenter d’apprendre sur le passé pour mieux estimer. Ces efforts servent à donner un estimé qui fait plaisir au client et qui rassure la personne qui le donne, mais n’est jamais réaliste si ce n’est pas un projet identique.

Comment gérer les délais alors ? peu importe votre méthode de gestion de projet, la seule chose que j’ai vu qui fonctionnait vraiment, est le travail rapproché avec le client, les livraisons régulières et SURTOUT la clarté et les objectifs de ce que l’on a de besoin. Vous savez que vos clients vous demandent plein d’éléments qu’ils n’ont pas besoin, car ils savent qu’ils vont devoir couper ? et si on se disait les vraies affaires ?

Geneviève

Ce n’est pas votre entreprise qui doit s’adapter à la méthode, mais votre méthode qui doit s’y adapter pour vous fournir le meilleur retour sur investissement. Il n’y a que dans la phase d’apprentissage qu’il est utile de suive à la lettre les méthodes, une fois rendu dans le monde professionnel, il faut s’approprier les méthodes… ou en invente d’autres !

… sans oublier que le plus important est de comprendre pourquoi on fait tel ou tel projet. L’humain a besoin de comprendre pour agir.

Geneviève

Ce billet a été écrit en partenariat avec :

GENEVIÈVE DICAIRE

GENEVIÈVE DICAIRE

Coach professionnelle ICF, Auteure et Conférencière

Après plus de 15 ans dans le milieu de la technologie de l’information, Geneviève est passée d’experte à gestionnaire. Elle a découvert la puissance des outils de coaching et a fondé Unique coaching.

La seule (et unique) raison pour laquelle les startups échouent

La seule (et unique) raison pour laquelle les startups échouent

Longtemps, j’ai vu le bilan de l’entreprise comme l’élément crucial qui allait déterminer sa survie, et la faillite comme la principale source d’échec de cette dernière. Parfois, par un grand miracle, certaines se voyaient le droit de terminer leur vie dans une fin préméditée : une « exit strategy » orchestrée depuis longtemps, qui mettrait fin (ou non) à l’entreprise, mais qui rendrait certainement un retour sur capital à ces investisseurs.

Cette croyance survit en moi durant ma vie d’étudiant, mais s’estompa rapidement au contacts du monde professionnel. Combien de fois une entreprise arriva-t-elle au bout de son capital de départ ? Je ne saurais plus le compter. Certaines trouvèrent un nouveau « tour » d’investissement, d’autres pas. Et parmi celles qui ont dû déposer le bilan, toutes ne sont pas mortes pour autant : c’était souvent l’occasion de faire un trait sur les dettes et de se recouvrir, quelques mois plus tard, sous une autre raison de commerce. C’est ainsi que la compagnie « A », repart 6 mois plus tard, avec les mêmes fondateurs sous le nom de « A plus ».

Viser la lune.
Même si vous manquez, vous atterrirez parmi les étoiles.

― Norman Vincent Peale

Mais alors, si le manque d’argent n’est plus la grande faucheuse qui décapite ces jeunes pousses, pourquoi échouent-elles ? Tout simplement parce qu’à un moment précis, souvent à la suite d’un événement négatif, la motivation se dissipe et leurs fondateurs abandonnent. La mort de l’entreprise n’est pas une fin en soi, perdre l’esprit entrepreneurial c’est la fin de tout. Penser que la fin de l’entreprise engendre la fin de votre projet, équivaut à croire que l’amour n’existe plus après une rupture. L’entreprise n’est pas votre projet, l’entreprise est une inscription administrative au registre du commerce : votre projet peut lui survivre.

Probablement que la « Detroit Automobile Company » ne vous dit rien, il s’agit d’une entreprise sans grand succès dissoute en moins de 2 ans, mais qui donnera à l’essai suivant la “Henry Ford Company” et bien d’autres variantes par la suite… Finalement, si c’est la bonne cause, il s’agit de persévérer. Si la cause est mauvaise, il ne vaut pas la peine de s’obstiner. Toujours est-il que votre projet doit repartir sur de bonnes bases.

Il n’y a donc qu’un seul véritable facteur mortel pour les startups : abandonner.

N’abandonnez jamais!

 

Attention : cet article fait mention des entreprises étant inscrites au registre du commerce comme des sociétés (personnes morales, type : SA, SARL…) et non des sociétés en nom propre pouvant causer une faillite personnelle !

Comment accélérer un site WordPress ? Partie 2 – Hébergement

Comment accélérer un site WordPress ? Partie 2 – Hébergement

Ces hébergements qui boostent le chargement – #PROductivity 3

Les hébergeurs rapides à prix corrects

Et oui, il y a hébergement et hébergement. Attention, comparer la vitesse entre les différents « plans » des hébergeurs est un véritable casse-tête ! Trop souvent des dénominations markéting viennent polluer une information claire est précise, vous entendrez parler de « TOP Speed » ou de mode « Power », que cela représente-t-il ? Rien du tout !

Et même les informations techniques ne veulent pas dire grand chose. Certains mettront en avant un hébergement sur disque SSD ! Cela semble magique, non ? Mais que vaut un hébergement SSD, si le processeur du serveur est débordé par les requêtes de 500 autres sites web hébergés sur le même serveur et avec une mémoire RAM saturée à 98% en permanence ? Et bien, il serait bien moins performant qu’un bon vieux serveur avec des disques durs magnétiques classiques, mais qui aurait placé en permanence en mémoire RAM vos 10 pages les plus visitées !

Il est possible de trouver des hébergeurs extrêmement rapides, mais êtes-vous prêt à débourser 1200 Euro par mois pour un site vitrine? Pas forcément…

Quelles sont donc les hébergeurs capables d’héberger du WordPress facilement (par exemple via un installeur Fantastico), qui soit rapide et à un coût raisonnable ? Je pencherais pour NameCheap et son plan Business SSD à moins de $20/mois si vous souhaitez de la vitessse (ou le plan Value si vous souhaitez économiser de l’argent, il est à moins de 10$/mois) ou Site5.

name cheap hosting wordpress

Où vais-je ? Où cours-je ?

Attention à la destination. Votre site n’aura pas la même rapidité partout dans le monde. Pensez bien à cela avant de concrétiser votre hébergement. Le pire est probablement qu’un hébergeur à côté de chez vous ne sera pas forcément plus rapide qu’un hébergeur à l’autre bout du monde ! Par chance, il reste des outils pour tester et des techniques de diffusion de contenu.

 

CDN

CDN (Content Delivery Network) ou réseau de diffusion de contenu, est une sorte de réplication de votre cache à différent endroits dans le monde. Ainsi, chaque visiteur ira chercher les informations de votre site au serveur le plus accessible au moment voulu.

Testez, améliorez !

Il n’y a pas de manuel que vous pourriez suivre comme le montage d’un meuble IKEA, chaque site est un cas unique avec une audience unique. Il y a de grands principes qui viennent de vous être exposés et vous avez de merveilleux outils sur internet qui permettent de tester l’efficacité de votre site.

Le premier est Google Page speed : il est primordial, car il va rendre un rapport sur la rapidité et l’expérience utilisateur (en tout cas, son affichage sur ordinateur et mobile). N’oubliez pas que même si vous préférez d’autres outils, rendre  Google content de votre site, c’est rendre le moteur de recherche n°1 content de votre site : à bon entendeur.

Pingdom est très intéressant, car il vous permet de tester votre site à différents endroits du monde. C’est quand même plus pratique que de visiter des cyber cafés à travers la planète, non ?

Apprenez aussi comment accélérer WordPress côté plugins et logiciels!

Comment accélérer un site WordPress ?

Comment accélérer un site WordPress ?

Quelques astuces pour rendre le chargement de votre site WP plus rapide – #PROductivity 2

Temps de chargement, ce tueur de l’ombre… 

Le chargement de votre site a une importance primordiale. Depuis une dizaine d’années de nombreux rapports affichent un lien très clair entre le temps de chargement de votre site et le nombre d’abandon des visiteurs. Il est donc essentiel de rester en dessous de 3 secondes pour obtenir une bonne rétention de vos lecteurs ou utilisateurs. Il y a deux axes principaux à explorer : ce qui peut être fait sur votre site et ce qui peut être fait via votre hébergement.

J’ai calculé le temps total que les humains ont attendu devant le chargement des pages Web. Cela annule tous les gains de productivité de l’ère de l’information. Parfois, je pense que le web est un grand blog pour garder les gens comme moi loin de la société normale.

Scott Adams

Côté software

C’est probablement le moins cher, mais celui qui vous demandera le plus de travail. Voici les différents points à améliorer :

Optimiser les images

Les images sont lourdes, voire très lourdes, pensez à optimiser leur compression pour rendre votre site plus rapide.

Il y a de nombreux outils, sur Mac je vous recommande l’excellent Image Optim qui est aussi disponible sous forme de service web. Pour les amateurs de Windows, l’outil File Optimizer est aussi très intéressant, car il ne se limite pas aux images.

Si vous souhaitez optimiser directement dans WordPress, il y a une option encore plus simple : les modules de compression d’images, il y en a une pléthore, celui de ShortPixel est assez intéressant.

shortpixel-image-optimization

Optimiser le chargement (async)

Synchrone et asynchrone, qu’est-ce que c’est que ce mot barbare ? Imaginez que le chargement de votre site est une suite de paquets livrés par un facteur. Si vous devez attendre que le paquet (A) soit livré pour recevoir le paquet (B) et ceci jusqu’à (Z), ce qu’on appelle synchrone, cela va prendre plus de temps que de se faire livrer tout en même temps par plusieurs facteurs, technique asynchrone.

Attention : en pratique, tous les chargements ne peuvent pas se faire séparément les uns des autres, mais cela sera déjà bien utile de pouvoir les séparer en plusieurs parties.

Utiliser une solution de caching

Bon nombre d’utilisateurs savent vider le cache de leur navigateur, mais ne connaissent pas véritablement l’utilité de celui-ci. Le cache n’est pas un technique d’historique ni une surveillance de votre vie privée ; le fait que les navigateurs proposent de vider toutes ces informations en même temps apporte de la confusion.

Le cache est le fait de préparer le résultat des requêtes qui peuvent être demandées par l’utilisateur. Pour l’expliquer de manière métaphorique et très abrégée, imaginez que vous commandez une boisson.  La personne qui vient prendre la commande, arrive directement avec un exemplaire de toutes les boissons qu’il y a à la carte et vous le donne directement, cette personne ne va pas repartir chercher les boissons : vous gagnez un sacré temps.

Le cache peut exister du côté du serveur web, mais aussi sur l’ordinateur qui le consulte. Il y a même encore d’autres niveaux de cache, mais sur lesquels vous n’aurez aucune emprise, comme par exemple votre fournisseur d’accès internet : il ne va pas aller rechercher un million de fois la nouvelle petite image du logo de Google, il va mettre cela en cache.

Pour WordPress, il y a deux plugins principaux qui monopolisent les solutions de caching, grâce à leur excellence et le fait de posséder une version gratuite : W3 total cache et WP Super Cache. Essayer de les départager serait une mission difficile, testez vous-mêmes le résultat de l’une et de l’autre sur votre site.

Productivity-2-Speed

Minimiser !

Les fichiers CSS et JavaScript peuvent être réduits de taille simplement en enlevant tous les commentaires et les espaces et retour à la ligne, la différence est significative. Procurez-vous la version minifiée ou certaines solutions de caching le font aussi automatiquement.

Restez simple !

Les anglophones parlent souvent de KISS (keep it simple and stupid). Limitez le nombre de modules (appelés plugins en anglais), ils contiennent souvent des ”Hooks”, c’est à dire une sorte de point d’ancrage appelé à chaque chargement (d’une page, d’un site ou autre) afin d’appeler le module pour lui laisser faire son travail. C’est tout à fait vital pour son fonctionnement, mais cela prend du temps, si vous avez 50 modules actifs ou 12, l’impact sera très différent. L’avantage de WordPress est de pouvoir désactiver un module sans l’effacer, tirez parti de cette fonctionnalité !

N’ajoutez pas trop d’éléments et d’animations par page.

En conclusion

Il n’est pas forcément possible d’utiliser toutes les techniques en même temps ; surtout si votre site se doit d’être en plus responsive design, multilingue et beau ! Souvenez-vous, n’ajoutez qu’une technique à la fois et regardez comment votre site réagit. Si certains éléments ne fonctionnent pas, utilisez-en d’autres, il est probable que certain thèmes ou modules ne puissent pas fonctionner avec toutes ces optimisations.

Dans notre prochain article nous parleront de l’optimisation côté hébergeur.

#PROductivity 1 – Arrêtez de travailler !

#PROductivity 1 – Arrêtez de travailler !

Trop de monde se concentre sur le travail comme objectif numéro 1! Malheureusement, non ce n’est pas le travail qui compte, c’est le résultat: délivrer de la valeur. Votre objectif est bel et bien l’efficacité sachant que le travail n’est qu’un moyen d’arriver à votre véritable cible : délivrer un produit ou un service.

Il faut arrêter de confondre travail et productivité. Trop de gens se trompent de cible, se mettent devant leur ordinateur et se laissent disperser par le travail : les emails qui arrivent, les interruptions diverses. Vous finissez par passer votre journée devant l’ordinateur, mais qu’avez-vous réellement créé comme valeur? Votre ToDo liste est-elle toujours pleine? Avez-vous pensé à créer une STOP Doing List?

Il faut remarquer que depuis l’explosion du numérique, le rapport à l’urgence a changé. Plus la technologie accélère les processus de travail, plus le monde vit une fausse urgence où l’échéance à court terme l’emporte sur le long terme, et finalement sur les objectifs réels du travail. La peur de succomber à ses propres délais – vécue comme une défaillance personnelle – se traduit par une multiplication de faux délais et par une dispersion d’énergie. La conséquence première c’est qu’après une journée de travail remplie de délais, on se rend compte qu’on n’est pas plus productif qu’hier.

La productivité n’est jamais un accident.
Elle est toujours le résultat d’un engagement envers l’excellence, la planification intelligente, et des efforts ciblés
– Paul J. Meyer

Travailler n’est pas une fin en soi ; il faut 2 choses : un plan et délivrer.

Arrêtez de travailler le plus possible et commencez à vous concentrer sur le fait de délivrer quelque chose. Par exemple, si votre objectif est d’écrire un livre, vous risquez de tomber dans ce que j’appelle le syndrome du doctorant. La première année, je me documente ; la deuxième je prends des notes, la troisième j’écris un peu… quelque chose, on verra. Chaque matin, fixez-vous des objectifs, notez-les sur un post-it et concentrez-vous sur ces tâches. Quant aux emails, laissez-les en 2ème plan. Aidez-vous de la technique Pomodoro si besoin est.
Une bonne gestion du temps donne des résultats réels que vous pouvez utiliser à long terme. La productivité doit essentiellement marquer un équilibre entre le temps investi et les objectifs atteints. Plus vous êtes précis, plus vous êtes productifs… et heureux !